Introdução

Na habilitação econômico-financeira, o Balanço Patrimonial tem papel central para demonstrar a aptidão do licitante em cumprir as obrigações do futuro contrato. A Lei nº 14.133/2021 exige, como regra, balanço patrimonial, DRE e demais demonstrações contábeis dos 2 (dois) últimos exercícios sociais, além de outros documentos, limitando a exigência ao que for objetivo e justificado, e vedando requisitos desproporcionais.

Nesse contexto, surge uma discussão prática recorrente: qual é o marco de “validade” do balanço quando a empresa (i) autentica livros e demonstrações via Junta Comercial ou (ii) autentica via SPED – ECD? A resposta correta, sob a ótica jurídico-licitacional, passa por separar:

o regime societário/contábil de aprovação e autenticação, e
a exigência de atualidade/competência do documento para fins de licitação (isonomia, julgamento objetivo e segurança jurídica).

A Lei nº 14.133/2021 orienta essa leitura pelos princípios da legalidade, isonomia, julgamento objetivo, segurança jurídica e competitividade, entre outros (art. 5º).

1) Balanço registrado/autenticado na Junta Comercial (marco societário do Código Civil)

1.1. O que o Código Civil define como “prazo-base”

Para sociedades limitadas, o art. 1.078 do Código Civil estabelece que a assembleia/reunião anual deve ocorrer nos quatro meses seguintes ao término do exercício social, para, entre outros objetivos, deliberar sobre as contas e os demonstrativos contábeis, incluindo o balanço.

Na prática, para empresas cujo exercício social encerra em 31/12, isso conduz ao marco de 30/04 do ano seguinte como referência típica para deliberação/aprovação das contas.

1.2. Como o controle externo transporta esse marco para licitações (atualidade do documento)

Em matéria licitatória, é amplamente reconhecido no controle externo que, em regra, até o quarto mês subsequente ao encerramento do exercício social, o balanço do exercício anterior deve estar aprovado e apto a apresentação, utilizando-se como parâmetro o ciclo societário.

Efeito prático em licitações: muitos editais consideram “atual” o balanço do último exercício até 30/04 (ou até o 4º mês após o término do exercício social, quando este não coincidir com 31/12), evitando exigir, antes desse marco, documentos que ainda podem estar em processo regular de aprovação.

Observação: “validade” aqui não é validade civil do documento em si (que existe), mas critério objetivo de atualização/competência para fins de habilitação econômico-financeira — exatamente o tipo de padronização que reforça julgamento objetivo, isonomia e segurança jurídica.

2) Balanço transmitido via SPED – ECD (autenticação digital com recibo)

2.1. ECD como meio de autenticação

No âmbito do SPED, a Escrituração Contábil Digital (ECD) funciona como meio de escrituração e autenticação em formato digital, sendo comum a comprovação pela entrega e recibo do sistema, aptos a demonstrar a regularidade formal do envio.

2.2. Prazo legal de transmissão da ECD (Art. 5º)

A regulamentação da Receita Federal estabelece expressamente, no art. 5º, que:

A ECD deve ser transmitida ao SPED até o último dia útil do mês de junho do ano subsequente ao ano-calendário a que se refere a escrituração;

Redação dada pela Instrução Normativa RFB nº 2.142, de 26 de maio de 2023;

Com indicação de “Vide Portaria RFB nº 421, de 21 de maio de 2024” (norma que pode disciplinar aspectos operacionais, calendário e/ou condições de entrega, conforme o caso).

Esse ponto é essencial para evitar equívocos: o calendário oficial da ECD tem como marco máximo, em regra, junho do ano seguinte, e isso impacta a forma como as empresas demonstram a autenticação digital e a rastreabilidade documental.

2.3. A ECD “prorroga” a atualidade do balanço em licitação?

Aqui está o ponto decisivo: o prazo fiscal/tecnológico de entrega da ECD (até o último dia útil de junho do ano seguinte) não deve ser interpretado, automaticamente, como prorrogação do critério de atualidade do balanço para fins de licitação.

Em outras palavras:

A ECD prova a escrituração/autenticação digital e, por consequência, pode ser meio idôneo para demonstrar a existência formal do balanço;

Porém, a exigência de atualidade/competência na licitação deve continuar sendo objetiva, isonômica e proporcional, evitando distorções:

(i) não se pode exigir autenticação via Junta se a empresa está regularmente autenticada via SPED;
(ii) nem se deve usar o prazo de junho como justificativa para permitir indefinições que prejudiquem o julgamento objetivo ou gerem tratamento desigual.

Consequências práticas para habilitação na Lei nº 14.133/2021

1) O edital pode exigir demonstrações dos 2 últimos exercícios

A Lei nº 14.133/2021 permite exigir na habilitação econômico-financeira balanço patrimonial, DRE e demais demonstrações contábeis dos 2 últimos exercícios sociais, dentro dos limites legais e da motivação técnica.

2) O meio (Junta x ECD) não pode virar barreira competitiva indevida

Se o documento é hábil e verificável (assinaturas, demonstrações, recibo/autenticação digital, consistência), o meio de autenticação não deve restringir a competição, sob pena de violar princípios do art. 5º (isonomia, competitividade, julgamento objetivo, segurança jurídica).

3) Diligência e atualização documental

A Lei nº 14.133/2021 admite diligências para esclarecer/complementar e para atualização de documentos, quando cabível, desde que não altere substância nem gere tratamento desigual.

Síntese objetiva (tese)

(i) Junta Comercial: o marco societário típico para aprovação do balanço ocorre até 4 meses após o encerramento do exercício (ex.: até 30/04 quando o exercício encerra em 31/12), parâmetro frequentemente refletido na prática licitatória como critério de atualidade.

(ii) SPED – ECD: a ECD é meio idôneo de escrituração/autenticação digital e, por força do art. 5º, deve ser transmitida até o último dia útil de junho do ano seguinte (redação da IN RFB nº 2.142/2023, com referência à Portaria RFB nº 421/2024). Contudo, esse calendário não deve ser confundido com “prorrogação automática” da atualidade do balanço para fins de licitação, que deve permanecer ancorada em critérios objetivos, isonômicos e proporcionais.

Por Raphael Icaro